Nastavení měn, DPH, společností, provozoven, číselných řad dokladů, GDPR, shopu, www i fungování Stoodio|Beauty apod.

Nastavení / Měny
Nastavte si všechny měny, ve kterých budete účtovat: Levé menu / Nastavení / Měny / Vytvořit. Vyberte si kód měny a zadefinujte si kurz. Kurzy budou v budoucnu aktualizovány dle ČNB. Měnu, ve které budete účtovat nějčastěji si nastavte jako výchozí.

Nastavení / Daně

PLÁTCI DPH
Nastavte si všechny daně, ve kterých budete účtovat: Levé menu / Nastavení / Měny / Daně. 

Nastavte prosím takto: 
Název: DPH 21% 
Sazba: 21.00 
Koeficient: 0.1736 
Typ: Procento 
Vychozí: Ano, jestliže je daň výchozí 

(Výpočet koeficinetu 21% daně vypočítáte následovně: 21 děleno 121 = 0,1736 se zaokrouhlením na 4 desetinná místa) 
(Výpočet koeficinetu 15% daně vypočítáte následovně: 15 děleno 115 = 0,1304 se zaokrouhlením na 4 desetinná místa)

NEPLÁTCI DPH / PŘENESENÉ DPH
Název: DPH 0% 
Sazba: 0 
Koeficient: 0.0000 
Typ: Procento 
Výchozí: Ano, jestliže je daň výchozí 

(Jestliže nastavujete "Přenesené DPH", Název napište: Přenesené DPH 21%, ostatní vyplňte jako NEplátce DPH)

Nastavení / Společnosti
Název: Vyplňte oficiální název společnosti, nebo jméno živnostníka
DIČ: vyplňte, jste-li plátci DPH, nebo zadejte "Neplátce DPH" v případě, že nejste pltáci DPH
IČ: vyplňte
Ulice: vyplňte
Město: vyplňte
PSČ: vyplňte ve formátu
Stát: vyberte ze seznamu
Registrační poznámka: jedná se o spisovou značku u Městského soudu
Vytvořeno: nelze editovat
Aktualizováno: nelze editovat
Razítko faktury: nahrajte soubor razítka s podpisem ve formátu "png"
Logo faktury: nahrajte soubor loga ve formátu "png" PŘIDAT BANKOVNÍ ÚČET: nevyplňujte, propíše se z jiného nastavení
PŘIDAT NASTAVENÍ EET: nezadávejte (pokročilá nastavení)

Nastavení / Provozovny (Sklady)
Společnost: vyberte ze seznamu
Povoleno: ano, jestliže je provozovna nebo sklad povolen
Pořadí zobrazení: zadefinujte pořadí v seznamu
Název: zadejte vlastní název provozovny (například: Brno - Masarykova Třída 115/78)
Název skladu: zadejte vlastní název skladu (například: Brno - Masarykova Třída 115/78 - sklad)
Logo: nahrajte soubor loga ve formátu "png"
Zkratka: zadejte například "brno-masarykova"
Ulice: vyplňte
Město: vyplňte
PSČ: vyplňte
Stát: vyberte ze seznamu
Kontaktní e-mail: zadejte kontaktní e-mail
Kontaktní osoba: zadejte kontkatní osobu, nebo odpovědného vedoucího
Kontaktní telefon: zadete ve formátu +420 123 456 789
Krátký popis: zadejte klíčová slova pro vyhledávače
Dlouhý popis: zadejte doplňující informace
Otevírací doba: vyplňte
Vytvořeno: nelze editovat
Aktualizováno: nelze editovat 
Mapa: odkaz na mapy Google udělejte následující:

• v novém okně prohlížeče si otevřete URL adresu: https://www.google.cz/maps uživatele (vpravo nahoře)
• zadejte v hledání danou adresu, nebo místo
• vlevo od hledaného klikněte na tři čárky (Nabídka)
• Vyberte si sekci "Sdílet nebo vložit mapu"
• V nabídce změňte na "Vložení mapy"
• Celý text začínající jako<iframe src="https://www.google.com/maps/e........"></iframe> vykopírujte
• Přepněte se zpět do nastavení systému, klikněte do okna "Mapa" a vložte vykopírovaný text

Odkaz na rezervace: máte-li svůj rezervační systém mimo naše řešení, vložte vlastní URL
Služby: zde nevyplňujte, zobrazuje se souhrn služeb přiřazených k této provozovně (více v nastavení Produkty a služby)
Fotky: nezadávejte (pokročilá nastavení)
Soubory: nezadávejte (pokročilá nastavení)

Nastavení / Základní nastavení / Obecní

ZÁKLADNÍ
Režim údržby: při aktivaci přejde web do režimu údržby a není zobrazován obsah 
Veřejný název: napište, jak chcete své stránky pojmenovat 
Veřejná URL adresa: musí být totožná s fyzickou URL adresou, na kterém web běží 
Plátce DPH: zaškrtnout, jste-li plátci DPH 
Výchozí daň: vyberte ze seznamu 
Výchozí měna: vyberte ze seznamu 
Zaokrouhlit výslednou sumu: zaškrtnout, chcete-li u faktury zaokrouhlit výslednou sumu na koruny 
Zaokrouhlit jednotlivé položky: zaškrtnout, chcete-li u faktury zaokrouhlit jednotlivé položky na koruny 
Výchozí provozovna: vyberte ze seznamu 
Trackovací kód: vložte třeba kód (script) pro Google Analytics 
Povolit E-shop: zaškrtnout, chcete-li prodávat produkty a služby přes E-shop (změny se projeví, máte-li platnou licenční smlouvu) 

GOPAY
GoPay GOID: nezadávejte (pokročilá nastavení) 
GoPay Client Id: nezadávejte (pokročilá nastavení) 
GoPay Client Secret: nezadávejte (pokročilá nastavení) 

JINÉ
Zobrazovat datumy: zaškrtnout, chcete-li u novinek zobrazovat datumy 
Povolit přihlášení zákazníka: zaškrtnout, chcete-li zákazníkům povolit přístup do jejich zákaznického účtu (změny se projeví, máte-li platnou licenční smlouvu) 
Povolit registraci: zaškrtnout, chcete-li zákazníkům povolit registraci do vašeho CRM systému z webu a vytvoření zákaznického účtu (změny se projeví, máte-li platnou licenční smlouvu) 

OBJEDNÁVKY
Vyžadovat zaměstnance u produktu: zaškrtnete-li, prodej bude možné uskutečnit pouze ze systému s přiřazením k zaměstnanci (počítá se do provizního systému) 
Vyžadovat zaměstnance u služby: zaškrtnete-li, prodej bude možné uskutečnit pouze ze systému s přiřazením k zaměstnanci (počítá se do provizního systému) 
Vyžadovat zákazníka: zaškrtnete-li, prodej bude možné uskutečnit pouze vytvořenému zákazníkovi v CRM (zákaznický systém) 

BARVY SYSTÉMU
Zadefinujte barvy z palety, nebo vložte kód barvy například v tomto formátu: #6b8b34 
Poznámka:
Zadefinování barev systému nemá vliv na definici barev na www a zákaznického účtu.
Barvy www se nastavuji v sekci Stránky.

Logo do systému se implementuje ze sekce Stránky

Nastavení / Číslování dokumentů
Název: pojmenujte si svou číselnou řadu
Typ: vyberte ze seznamu Objednávka / Faktura / Proforma faktura / dobropis
Výchozí pro typ: zaškrtněteli, chcete-li definovat toto nastavení jako výchozí
Prefix: zadefinujte text, který má být uvedený před "počtem číslic"
Typ intervalu: vyberte ze seznamu Nedefinovaný interval / Den / Měsíc / Rok
Číslovat od: zadejte hodnotu, od které chcete začít
Počet číslic: vyberte ze seznamu hodnotu počtu číslic (max 10)
Příklad: Chcete-li proforma faktury čílsovat takto: P2017001 (P= profomra / 2017 = rok / 001 = počet číslic), prefix nastavte jako: P#YYYY#

Nastavení / Akční nabídky

Momentálně nefunguje, připravuje se funkčnost!

Nastavení / Bankovní účty

Výchozí: zaškrtněte, zda-li je výchozí
Společnost: vyberte se seznamu
Číslo účtu / kód banky: napište ve tvraru 123456789/1234
IBAN: zadefinujte
SWIFT kód: zadefinujte
Název banky: zadefinujte
Adresa banky: zadefinujte
Město banky: zadefinujte
Krajina banky: vyberte ze seznamu

Nastavení / Dopravci

pouze pro nastavení E-shopu

Sazba daně: vyberte se seznamu
Název: pojmenujte dopravce
URL: vložte oficiální URL adresu dopravce (případně URL adresu do systému dopravce)
Povoleno: zaškrtněte, chcete-li tohoto dopravce povolit při výběru dopravce
Zdarma: zaškrtněte, NEchcete-li u tohoto dopravce účtovat dopravu
Cena: zadefinujte cenu za dopravu
Zdarma od: zadefinujte sumu, od které bude dopravné zdarma
Modul: vyberte ze seznamu modul "Poštovní služba" (Žádná / Poštovní služba / Vlastní)
Poznámka: zadefinujte své podmínky, nebo doplňující informace / poznámky k dopravě

Nastavení / Platební metody

pouze pro nastavení E-shopu

Povoleno: zaškrtněte, chcete-li povolit tento druh platební metody
Veřejný název: zadefinujte veřejné pojmenování
Cena: zadefinujte cenu za platbu
Daň: vyberte se seznamu
Modul: vyberte ze seznamu Převodem na účet / Dobírka / Dobírka - platba převodem / Go Pay
URL: vložte oficiální URL adresu platební brány / metody
Instrukce: zadefinujte své podmínky, nebo doplňující informace / instrukce k platební metodě

Nastavení / StormWare Pohoda

Kontaktujte prosím technickou podporu!

Připravuje se

Chceme-li, aby nám v systému vše sedělo, aby nám správně vycházely údaje ve statistikách a aby naše výstupy pro účetnictví byly v pořádku, musíme správně vystavovat doklady. Stane-li se, že doklad vystavím špatně, je nutné jej opravit správným postupem.
Tento postup lze aplikovat ve chvíli, kdy doklad nebyl předán, nebo odeslán klientovi e-mailem. 

POSTUP:
- Přejděte do Prime -> levé menu -> Fakturace
- vyberete Faktury, nebo Interní doklady (podle typu řešeného dokladu)
- konkrétní doklad otevřete tužtičkou
- klikněte nahoře na Storno
- systém se vás dotáže, zda opravdu chcete fakturu stornovat = odsouhlaste

Nyní máte doklad v Prime zachován, aby vám nevznikaly mezery v číselných řadách dokumentu, ovšem se statusem Zrušeno. V uživatelské části Stoodio by se vám tento doklad měl automaticky odstranit i z evidence ve Statistikách.

POZOR!
Po stornu dokladu se vám daný materiál, či produkt, který doklad obsahoval, nenaskládaní zpět. Hlídáte-li si tedy skladové zásoby, je zapotřebí toto ručně naskladnit (Prime - Skladové zásoby - Produkty a služby) zpět. 

Chcete-li vystavovat zálohové faktury, musíte postupovat podle tohoto návodu. Různé daňové doklady se k sobě automaticky napárují.

Vystavování zálohových faktur může mít vícero způsobů využití. Například když chcete vystavit zálohu na práci nebo na materiál. Tento doklad se také hodí například pro prodej voucherů či kreditů. Vždy se ale poraďte předem s vaším účetním.

Vystavení zálohové faktury:
- Přejděte do Prime -> levé menu -> Fakturace
- vyberte Zálohové faktury a nahoře klikněte na "Vytvořit"
- Sekce "Datum" a "Identifikace faktury" nevyplňujte, nechcete-li něco přesně změnit.
- v pravé části "Základní informace" vyberte vše potřebné (dodavatel, zákazník/klient, provozovna, forma úhrady, apod.)
- pokračujte v přidání položek do zálohové faktury
- zadejte si případně svůj kód položky, množství a název. Dejte si také pozor na výši DPH, máte-li ve výběru.

Jakmile máte vše připravené, klikněte dole na tlačítko "Uložit a pokračovat". Zálohovou fakturu můžete vytisknout, nebo ji zaslat klientovi na předem vyplněný e-mail.

Přijetí platby ze zálohové faktury:
- Přejděte do Prime -> levé menu -> Fakturace
- vyberte Zálohové faktury a tužtičkou si ji otevřete
- nahoře vám svítí tlačítko "Přidat platbu"
- přijetím platby se vygeneruje "Daňový doklad k přijatým platbám ze zálohové faktury".

Tento doklad opět můžete zaslat nebo vytisknout.

Vystavení faktury:
- Přejděte do Prime -> levé menu -> Fakturace
- vyberte faktury
- nahoře klikněte na "Vytvořit"
- vyplňte finální fakturu - daňový doklad a klikněte dole na tlačítko "Uložit a pokračovat"
- nahoře vám svítí tlačítko "Přidat platbu"
- přijměte platbu ze zálohové faktury, kterou si najdete dle čísla zálohové faktury či jména klienta
- doklad bude z části uhrazený (v tomto případě jednou jedinou zálohovou fakturou) a k doplacení bude vypočítáno
- fakturu na zbylou částku opět můžete zaslat klientovi na jeho mail nebo ji vytisknout

Na faktuře budou vidět přijaté zálohy a čísla daňových dokladů k přijatým platbám ze zálohy.

POZOR!
Chcete-li, aby se vám ze skladu odečetlo požadované množství, musíte před samotnou fakturou vystavit objednávku a z ní vygenerovat fakturu, kterou následně uhradíte, jak je výše. Bez vystavené objednávky není fakturační systém schopen se správně zorientovat v položkách.

Vytvořená rezervace ve Stoodio|Beauty má vždy k sobě navázanou objednávku, takže stačí fakturu vygenerovat z této objednávky a platbu na ní zevidovat.

Potřebujete-li si vyexportovat všechny vámi vystavené daňové doklady, pokračujte dle tohoto návodu. Nebo můžete dát přístup do Prime vašemu účetnímu.

Export faktur

POSTUP: 
- ve Stoodio|Prime kliknete v levém menu na Fakturace 
- následně otevřete záložku Faktury 
- v této části je důležité umět pracovat s filtrem, který najdete v horní části po kliknutí na Přidat filtr - zde můžete pomocí nabízených možností vyfiltrovat záznamy tak, jak potřebujete, např. faktury vystavené v období OD - DO, nebo pouze faktury uhrazené hotovostí, apod… 
- existuje několik možností exportu vámi zvolených dokladů 

1) Export čistých dokladů - pro vytvoření této tabulky v Excelu stačí kliknout v horní části na Exportovat - tabulka obsahuje všechny důležité informace k fakturám 

2) Exportovat s položkami - pro vytvoření této tabulky v Excelu stačí kliknout v horní pravé části na Exportovat s položkami - tabulka obsahuje všechny důležité informace k fakturám a seznam položek, které daný doklad obsahuje 

3) Export do Pohody - tato možnost, kterou vytvoříte kliknutím na Export do Pohody v pravé horní části může posloužit těm, jejichž účetní pracuje práce v účetním systému Pohoda. 

Ohledně všech exportů faktur, které jsou většinou zapotřebí právě pro účetnictví, doporučujeme projednat přímo s vaším účetním/účetní, který z exportů je pro něj/ni nejvhodnější. 

Přístup pro účetní:
V sekci Stoodio|Prime a "Uživatelé" klikněte na "Skupiny uživatelů". V horní liště dejte vytvořit a do pole Název si vyplňte například jako "účetnictví". Následně přidejte přístupová práva takto: 

1) Sekce: Faktury / Typ přístupu: Všechno 
2) Sekce: Export dokladů / Typ přístupu: Všechno 
3) Dejte uložit 

Následně v uživatelských účtech založte přístup pro vašeho účetního a vyberte mu skupinu "účetnictví". Po přihlášení uživatele do systému se aplikují oprávnění, která jste nadefinovali.

Připravuje se

Připravuje se

Připravuje se

Připravuje se

Připravuje se

Připravuje se

Připravuje se

Přiravuje se